Välkommen till Havsskogens tomtägareförenings
Föreningshandbok
Inledning
Syfte
Syftet med Havsskogens Tomtägareförenings föreningshandbok är att samla information om föreningens organisation och verksamhet för att underlätta kontinuiteten och förbättringsarbetet i verksamheten.
- En nybliven styrelseledamot eller annan företroendevald ska snabbt kunna sätta sig in i verksamheten och enkelt kunna ta över sysslor utan att ”börja från noll”
- Checklistor hjälper till att undvika att saker faller mellan stolarna och att tidigare erfarenheter tas till vara
- Detaljbeskrivningar bla bla
Dokumenthistorik
Referenser
Version | Kommentar | Ansvarig |
W1A | Pågående utkast | Dan Söderlund |
Referenser
Ref nr | Dokumentnamn | Beteckning | Version |
1 | Föreningens stadgar | 120630 | |
2 | Dataskyddsförordningen | EU:s förordning 2016/679 | |
3 | Dropbox policy för personlig integritet och säkerhet | https://www.dropbox.com/privacy | |
4 | One.com’s policy för personlig integritet och säkerhet | https://www.one.com/sv/info/sekretesspolicy | |
5 | Information till medlem angående GDPR samt mall för inhämtande av samtycke från medlem | Samtycke, e-post.docx | |
6 | Mall för inhämtande av samtycke förtroendevald | TBD | |
Organisation
Arvoden
Dokumentarkiv
Medlemsregister
Upphandling
Trädfällningsärenden
Hemsida
E-post
Övriga IT-verktyg
Ekonomi
Checklistor
Länkar till mallar och dokument
Dubbelklicka här för att lägga till din egen text.
1 Checklistor1.1 Styrelsen1.1.1 Inför årsmöte
Vad?
Vem?
Meddela medlemmarna om att årsmöte kommer att hållas och hur motioner ska insändas (t ex i ett medlemsbrev i god tid innan den sista mars)
Ordförande
Se till att verksamhetsberättelser tas fram (generellt och för respektive kommitté)
Ordförande
Ta fram bokslut
Kassör
Se till att revisorerna får underlag och skriver revisionsberättelse
Ordförande
Ta fram budgetförslag till styrelsen
Kassör
Sammanställ, arkivera och skicka ut kallelse på e-post/papperspost (inklusive blankett för ombud)
Sekreterare
Vad?
Vem?
Skriv årsmötesprotokoll
Beslutas på årsmötet
Se till att årsmötesprotokollet blir skrivet och justerat
Sekreterare
Skanna, arkivera och distribuera årsmötesprotokollet till alla (e-post eller papper)
Sekreterare
Skriv mötesanteckningar från medlemsmötet, samt arkivera och distribuera till alla (e-post eller papper)
Sekreterare
Uppdatera, arkivera och distribuera (alla) kontaktdokumentet med kontaktuppgifter till styrelse och kommittéer
Sekreterare
Uppdatera hemsidan
Webmaster
Se till att styrelsen håller ett konstituerande möte
Ordförande
Om styrelsemedlemmar byts ut, se ???
Sekreterare
1.1.3 Efter konstituerande styrelsemöte
Vad?
Vem?
Skriv styrelsemötesprotokoll (efter mall), se till att det blir justerat, skannat och arkiverat (och distribuerat)
Sekreterare
Distribuera protokollet till bank etc
Kassör
1.2 Sekreterare1.2.1 Ägarbyte/ny medlem
Vad?
Vem?
1.2.2 Avgående/tillträdande styrelsemedlem
Vad?
Vem?
1.2.3 Avgående/tillträdande kommittéansvarig
Vad?
Vem?